E-Mail-Archivierung mit MailStore: jede Nachricht automatisch aufbewahrt, auffindbar und unverändert
Wir richten MailStore für Ihre Postfächer ein, ob Microsoft 365, Exchange, Google Workspace oder IMAP bei Anbietern wie IONOS. Ein- und ausgehende E-Mails landen automatisch in einem Archiv auf Servern in Deutschland. Sie finden jede Nachricht per Volltextsuche wieder, auch wenn sie im Postfach längst gelöscht wurde. Danach betreuen wir das Archiv im Monatsabo „Flow Mail“.
GoBD und DSGVO zugleich: Die Aufbewahrung geschäftlicher E-Mails ist Pflicht, ein Archivsystem ist der sichere Weg, sie zu erfüllen. Honorarfreies Erstgespräch, die Fristen legen Sie mit Ihrem Steuerberater fest.
Womit wir arbeiten
E-Mail-Archivierung, betrieben auf Servern in Deutschland
Apple BusinessMacs und iPhones zentral verwaltet, Zugänge beim Ausscheiden entfernt
Praxissoftware auf dem Mac, das Mailarchiv daneben im Browser
Wenn niemand genau weiß, ob die wichtigen E-Mails noch da sind
Wer E-Mails nur im Postfach aufhebt, verlässt sich darauf, dass niemand löscht, nichts verloren geht und bei einer Prüfung alles auffindbar ist. Mit MailStore setzen wir dort an, wo es im Alltag hakt.
- Was wir hören
„Die wichtigen Mails liegen doch im Postfach, das reicht.“
Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden.
Quelle: BMF, GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025, Randziffer 131
Was wir dagegen tunMailStore legt jede ein- und ausgehende E-Mail samt Anhang im Originalformat im Archiv ab, automatisch und ohne dass jemand daran denken muss.
- Was wir hören
„Gelöscht ist gelöscht. Das merkt doch keiner.“
Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
Quelle: § 146 Absatz 4 Abgabenordnung
Was wir dagegen tunMit Journaling geht jede Nachricht ins Archiv, bevor sie jemand im Postfach löschen kann. Im Archiv ist sie nach Angabe des Herstellers gegen Veränderung geschützt.
- Was wir hören
„Bei der Betriebsprüfung suchen wir dann eben alles zusammen.“
Die Finanzbehörde kann bei einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen oder verlangen, dass die Daten in einem maschinell auswertbaren Format an sie übertragen werden.
Quelle: § 147 Absatz 6 Abgabenordnung
Was wir dagegen tunVolltextsuche über den gesamten Bestand und Export einzelner Nachrichten oder ganzer Suchergebnisse in Standardformaten, etwa für Prüfer und Steuerberater.
- Was wir hören
„Wie lange müssen wir die Mails eigentlich aufheben?“
Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres.
Quelle: § 147 Absatz 3 und 4 Abgabenordnung, § 257 Absatz 4 HGB, Stand September 2026
Was wir dagegen tunWir richten die Aufbewahrungsregeln im Archiv nach den Fristen ein, die Sie mit Ihrem Steuerberater festlegen. Eine Rechtsberatung übernehmen wir nicht.
- Was wir hören
„Nach DSGVO müssen wir doch löschen. Wie passt das zur Aufbewahrung?“
Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten nicht länger als nötig zu speichern, sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen und nach Wegfall des Zwecks zu löschen. Die Aufbewahrungspflicht nach Steuer- und Handelsrecht gilt daneben weiter.
Quelle: Art. 5 Abs. 1 lit. e und f, Art. 17 und Art. 32 DSGVO
Was wir dagegen tunIm Archiv legen wir Aufbewahrungsregeln an: Bis zum Ende der Frist lässt sich eine Nachricht nach Angabe des Herstellers weder automatisch noch von Hand löschen, danach kann sie automatisch gelöscht werden. Zugriff hat nur, wer ihn braucht. So erfüllt ein Archiv beides zusammen.
- Was wir hören
„Unser Postfach ist ständig voll.“
Nach Angabe des Herstellers können Nachrichten nach der Archivierung automatisch aus dem Postfach gelöscht werden, um den Speicher des Mailservers zu entlasten.
Quelle: MailStore, Produktangaben zu MailStore Server
Was wir dagegen tunWir legen mit Ihnen fest, was nach welcher Zeit aus dem Postfach verschwinden darf. Im Archiv bleibt alles durchsuchbar.
- Was wir hören
„Die Kollegin ist weg, und ihre Mails auch.“
Aufzubewahrende Unterlagen müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können.
Quelle: § 147 Absatz 2 Abgabenordnung
Was wir dagegen tunZugänge verwalten mit Apple BusinessDas Archiv gehört dem Betrieb, nicht dem Postfach. Wird ein Konto gelöscht, bleibt der Schriftverkehr im Archiv. Den Zugang der Kollegin sperren wir.
- Was wir hören
„Und wenn eine gefälschte Mail durchkommt?“
58 Prozent der befragten Unternehmen hatten in den vergangenen zwölf Monaten einen Schaden durch Cyberangriffe.
Quelle: Bitkom, Wirtschaftsschutz 2026, 1.003 Unternehmen ab 10 Beschäftigten
Was wir dagegen tunSchulungen zur IT-SicherheitDas Archiv hält fest, was angekommen ist. Damit niemand auf gefälschte Mails hereinfällt, schulen wir Ihr Team, und eine Firewall mit Mailfilter hält vieles vorher ab.
Die Angaben zu Gesetzen sind keine Rechtsberatung. Welche Pflichten für Ihren Betrieb gelten, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
MailStore: das E-Mail-Archiv, das neben Ihrem Postfach mitläuft
MailStore archiviert E-Mails automatisch, unabhängig vom Mailsystem, und macht sie über Jahre durchsuchbar. Wir richten das Archiv ein und betreuen es.
MailStore: E-Mail-Archivierung aus Viersen
Die MailStore Software GmbH wurde 2006 in Viersen gegründet und gehört seit Dezember 2019 zum kanadischen Softwarehersteller OpenText. Nach Angabe des Herstellers setzen mehr als 100.000 Unternehmen in über 100 Ländern MailStore ein. Wir nutzen die MailStore Service Provider Edition, die Variante für IT-Dienstleister: Ihr Archiv läuft als eigene, von anderen Kunden getrennte Instanz auf Servern in Deutschland. Einen eigenen Server brauchen Sie nicht.
- Archiviert ein- und ausgehende E-Mails samt Anhängen automatisch
- Journaling: nach Angabe des Herstellers wird damit die Vollständigkeit des Archivs sichergestellt
- Schutz vor Veränderung durch Prüfsummen (SHA) und Verschlüsselung (AES-256), nach Herstellerangabe
- Unterstützt Microsoft 365, Exchange, Google Workspace sowie IMAP- und POP3-Server
- Volltextsuche über den gesamten Bestand, auch über Nachrichten, die im Postfach gelöscht wurden
- Wiederherstellung einzelner Nachrichten und Export in Standardformaten
- Entlastung der Postfächer: archivierte Nachrichten können nach festgelegten Regeln aus dem Postfach gelöscht werden
Auf einen Blick
- Hersteller
- MailStore Software GmbH, Viersen, Teil von OpenText
- Betrieb
- eigene Instanz auf Servern in Deutschland
- GoBD
- nach Herstellerangabe Unterstützung einer GoBD-konformen Archivierung
- DSGVO
- nach Herstellerangabe regelmäßig von unabhängigen Datenschutzexperten zertifiziert
- Zugriff
- Web Access im Browser, Outlook, Windows-Client, IMAP (lesend)
Was auf Mac, iPhone und iPad geht, und was nicht
MailStore kommt aus der Windows-Welt. Der MailStore Client ist nach Angabe des Herstellers eine Windows-Anwendung. Auf Mac, iPhone und iPad greifen Sie über Web Access im Browser auf Ihr Archiv zu, ohne etwas zu installieren. Zusätzlich hat MailStore einen eingebauten IMAP-Server, über den ein IMAP-fähiges Mailprogramm lesend auf das Archiv zugreifen kann. Ob das in Ihrer Umgebung mit Apple Mail oder Outlook für Mac sauber läuft, prüfen wir vor der Einrichtung.
- Web Access: suchen, lesen und wiederherstellen im Browser, etwa in Safari
- IMAP: das Archiv als zusätzliches, schreibgeschütztes Postfach im Mailprogramm
- Für Outlook gibt es ein Add-in und eine App für das neue Outlook, welche Variante bei Ihnen passt, klären wir vorab
- Der Windows-Client ist nur nötig, wenn im Betrieb auch Windows-Rechner stehen
Zugriff nach Gerät
- Mac
- Web Access im Browser, IMAP lesend
- iPhone und iPad
- Web Access im Browser
- Windows
- MailStore Client, Outlook-Add-in, Web Access
Unser Angebot Flow Mail: Archiv, Einrichtung und Betreuung
Flow Mail ist unser Monatsabo je Postfach, ab fünf Postfächern. Enthalten sind das Archiv auf Basis von MailStore, die Einrichtung und die laufende Betreuung. Wichtig: Ein Archiv ist kein Backup, und ein Backup ist kein Archiv. Für Dateien, Programme und Geräte planen wir die Datensicherung dazu.
- Bestandsaufnahme von Mailsystem, Postfächern, Weiterleitungen und Geräten
- Anbindung von Microsoft 365, Exchange, Google Workspace oder IMAP-Postfächern
- Journaling, wo das Mailsystem es zulässt
- Übernahme der Nachrichten, die noch in den Postfächern liegen
- Zugänge für Ihr Team über Web Access auf Mac, iPhone und iPad
- Aufbewahrungsregeln nach den Fristen, die Sie mit Ihrem Steuerberater festlegen
- Monatliche Kontrolle, ob die Archivierung läuft
- Nicht enthalten: Rechtsberatung zur Aufbewahrungspflicht, private Postfächer, rückwirkende Archivierung bereits gelöschter Nachrichten
So sieht das Mailarchiv im Alltag aus
Fotos: Unsplash, Symbolbilder. Sie zeigen nicht die Oberfläche von MailStore.
Diese Seite wird von iTechGenius betrieben, nicht von den Herstellern. Angaben nach Herstellerangaben, Stand September 2026.
Für Betriebe mit Aufbewahrungspflichten und ohne eigene IT-Abteilung
Was archiviert werden muss, hängt vom Betrieb ab. Drei Beispiele, wie wir das Archiv mit Ihren Apple-Geräten zusammenbringen.
Praxen
Für Arzt-, Zahnarzt- und Therapiepraxen, die mit Laboren, Dienstleistern und Lieferanten per E-Mail korrespondieren.
- Rechnungen und Geschäftspost aus dem Postfach vollständig im Archiv.
- Zugriff über Web Access auf dem Mac, auch neben tomedo.
- Archiv auf Servern in Deutschland, Zugriff nur für berechtigte Personen.
Kanzleien und Steuerbüros
Für Kanzleien und Steuerbüros, deren Mandantenkommunikation zum großen Teil per E-Mail läuft.
- Volltextsuche über alle Postfächer, auch über Nachrichten, die im Postfach gelöscht wurden.
- Export einzelner Vorgänge in Standardformaten.
- Scheidet jemand aus, bleibt sein Schriftverkehr im Archiv.
Büros und bilanzierende Betriebe
Für Betriebe, die Handelsbriefe, Angebote und Rechnungen per E-Mail senden und empfangen.
- Eingehende Rechnungen im Originalformat im Archiv, auch E-Rechnungen als XML-Anhang.
- Kleinere Postfächer, weil archivierte Nachrichten nach Regeln aus dem Postfach verschwinden dürfen.
- Vor Schadmails schützt eine Firewall mit Mailfilter, das Archiv hält fest, was ankommt.
Das Archiv einrichten, bevor die erste wichtige Mail fehlt
Ein Archiv bewahrt auf, was ab dem Start ankommt. Was vorher gelöscht wurde, holt es nicht zurück.
Darum lohnt sich der frühe Start:
GoBD und DSGVO verlangen es zugleich Nach § 147 AO und § 257 HGB sind geschäftliche E-Mails, die Handels- oder Geschäftsbriefe oder Buchungsbelege sind, je nach Art sechs, acht oder zehn Jahre aufzubewahren, unveränderbar und jederzeit lesbar (GoBD). Die DSGVO verlangt zugleich Schutz, Zugriffskontrolle und Löschung nach Fristablauf. Die Aufbewahrung ist Pflicht, ein Archivsystem ist der sichere Weg, sie zu erfüllen.
Das Archiv wirkt ab dem Start Übernehmen lässt sich nur, was noch in den Postfächern liegt. Bereits gelöschte Nachrichten holt auch MailStore nicht zurück. Jeder Monat früher zählt.
Rechnungen kommen per E-Mail Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern die elektronische Rechnung eingeführt. Eingehende elektronische Rechnungen sind im empfangenen Format aufzubewahren (BMF, GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025).
Ein Archiv wird nicht nachträglich vollständig Ein Archiv, das erst nach der Ankündigung einer Betriebsprüfung eingerichtet wird, enthält nur, was dann noch in den Postfächern liegt.
Wer das Archiv geplant einrichtet, hat ab dem ersten Tag alles beisammen. Wer es vor einer Prüfung eilig nachholt, sucht Lücken.
MailStore liefert die Software. Wir sorgen dafür, dass jede Mail im Archiv ankommt.
Beim Hersteller liegen Software, Updates und Zertifizierungen, betrieben wird das Archiv auf Servern in Deutschland. Unser Teil ist die Anbindung an Ihr Mailsystem, die Zugänge, die Regeln und die laufende Kontrolle.
Bestandsaufnahme: Mailsystem, Postfächer, Weiterleitungen, gemeinsame Adressen und Geräte.
Anbindung: Microsoft 365, Exchange, Google Workspace oder IMAP-Postfächer, etwa bei IONOS.
Journaling: Wo das Mailsystem es zulässt, damit jede Nachricht ins Archiv geht, bevor sie gelöscht werden kann.
Übernahme: Nachrichten, die noch in den Postfächern liegen, holen wir beim Start ins Archiv.
Zugänge: Web Access für Mac, iPhone und iPad, auf Wunsch IMAP oder Outlook.
Regeln: Aufbewahrung und Entlastung der Postfächer nach den Fristen, die Sie mit Ihrem Steuerberater festlegen.
Betreuung: Im Monatsabo: Archivierung kontrollieren, neue Postfächer anbinden, ausgeschiedene Nutzer sperren, Nachrichten wiederherstellen.
Die Grenze sagen wir vorher: Welche E-Mails aufbewahrungspflichtig sind und wie lange, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Private Postfächer archivieren wir nicht. Eine Garantie, dass damit jede Pflicht erfüllt ist, gibt es nicht. Wir unterstützen Sie beim Nachweis.
Beratung
Fünf Fragen, bevor Sie ein E-Mail-Archiv einführen
Diese Fragen klären wir im Archiv-Check. Sie können sie auch selbst durchgehen, bevor Sie mit einem Anbieter sprechen.
Welches Mailsystem nutzen Sie, und wer hat die Zugangsdaten dazu?
Verhindert, dass die Postfächer bei einem Anbieter liegen, auf den im Betrieb niemand Zugriff hat.
Gibt es gemeinsame Postfächer oder private Adressen auf der Firmendomain?
Verhindert, dass gemeinsame Postfächer fehlen oder private Nachrichten ungewollt im Archiv landen.
Wer darf im ganzen Archiv suchen, und wer nur im eigenen Postfach?
Verhindert, dass vertrauliche Mandanten- oder Patientendaten für alle sichtbar sind.
Welche Fristen gelten bei Ihnen, und hat Ihr Steuerberater sie bestätigt?
Verhindert, dass Nachrichten zu früh gelöscht oder unnötig lange aufbewahrt werden.
Gibt es neben dem Archiv eine Datensicherung?
Verhindert, dass Dateien, Programme und Geräte ungesichert bleiben, weil das Archiv für ein Backup gehalten wird.
Wenn Sie eine der Fragen nicht beantworten können, ist das kein Versäumnis. Genau dafür ist die Bestandsaufnahme da.
Wie die Einrichtung des Archivs abläuft
Erstgespräch und Bestandsaufnahme
Wir nehmen Mailsystem, Postfächer, Geräte und Zugänge auf. Ergebnis ist eine Übersicht, was archiviert werden soll.
Vorschlag
Flow Mail mit der Zahl der Postfächer und dem Umfang der Einrichtung, schriftlich. Sie entscheiden.
Einrichtung
Wir binden die Postfächer an, richten Journaling ein, wo das Mailsystem es zulässt, und übernehmen die vorhandenen Nachrichten.
Zugänge und Einweisung
Ihr Team bekommt Zugang über Web Access auf Mac, iPhone und iPad. Wir zeigen, wie Suche, Wiederherstellung und Export funktionieren.
Laufende Betreuung
Im Monatsabo kontrollieren wir die Archivierung, binden neue Postfächer an und sperren Zugänge von Mitarbeitenden, die ausscheiden.
Die E-Mail ist selten das Problem. Dass sie fehlt, wenn man sie braucht, schon.
Ein Postfach ist kein Archiv. Teuer wird, was nicht mehr da ist, wenn jemand danach fragt.
Fehlen aufbewahrungspflichtige E-Mails, wird die Betriebsprüfung aufwendiger. Welche Folgen das im Einzelfall hat, beurteilt Ihr Steuerberater.
Wird ein Postfach gelöscht, ist ohne Archiv auch der Schriftverkehr mit Kunden, Mandanten oder Lieferanten weg.
Wer in mehreren Postfächern, alten Exportdateien und Ausdrucken sucht, verliert Zeit, die an anderer Stelle fehlt.
Irgendwann wird unter Zeitdruck gelöscht, und dabei verschwindet auch, was hätte bleiben müssen.
Wer E-Mails einmal sauber archiviert, zahlt dafür planbar je Postfach. Wer nachträglich sucht, zahlt mit Zeit und mit Lücken.
Was Sie davon haben, wenn wir das E-Mail-Archiv für Sie einrichten
Nur Apple
Wir arbeiten ausschließlich mit Mac, iPhone und iPad und sagen Ihnen vorher, was MailStore auf Ihren Geräten kann und was nicht.
Nachweisbar
Jede Nachricht liegt unverändert im Archiv und ist schnell gefunden. Das unterstützt Sie beim Nachweis gegenüber Prüfern.
Archiv und Backup zusammen gedacht
Das Archiv bewahrt E-Mails auf. Für Dateien, Programme und Geräte planen wir die Datensicherung dazu.
Klare Kosten
Ein Monatsbetrag je Postfach, Einrichtung und Betreuung inklusive. Die Summe steht vorher schriftlich fest.
Der Archiv-Check für Ihre E-Mails
Im Archiv-Check nehmen wir Mailsystem, Postfächer und Zugänge auf. Sie brauchen dafür keine IT-Kenntnisse. Heraus kommt eine Übersicht, was archiviert werden sollte, und ein Vorschlag für Flow Mail.
- Für Praxen, Kanzleien, Steuerbüros und Büros
- Microsoft 365, Exchange, Google Workspace oder IMAP
- Die Übersicht gehört Ihnen, auch wenn Sie woanders kaufen
Archiv-Check anfragen
Ohne Aufpreis
Sechs Dinge, mit denen niemand rechnet.
Diese Punkte stehen in keinem Datenblatt. Bei uns gehören sie dazu.
Das Postfach bleibt, wie es ist
Wir ändern am Mailsystem nur, was für die Archivierung nötig ist. Ihr Team arbeitet weiter im gewohnten Mailprogramm.
Vorhandene Nachrichten kommen mit
Was beim Start noch in den Postfächern liegt, übernehmen wir ins Archiv, soweit das Mailsystem es zulässt.
Offene Worte zum Mac
Wir sagen vorher, welche Zugriffswege auf Ihren Geräten funktionieren, statt dass Sie es erst nach der Einrichtung merken.
Ausscheiden ohne Datenverlust
Verlässt jemand den Betrieb, sperren wir den Zugang. Der Schriftverkehr bleibt im Archiv.
Hinweis auf Lücken in der Sicherung
Sehen wir bei der Bestandsaufnahme, dass Dateien oder Geräte nicht gesichert werden, sagen wir es Ihnen.
Unsere eigenen Unterlagen liegen vor
Die Verpflichtung nach § 203 StGB, das Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO, das Löschkonzept und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung sind bei uns vorhanden.
Nichts davon kostet extra. Es gehört zur Art, wie wir arbeiten.
Warum es iTechGenius gibt
Fünfeinhalb Jahre habe ich als Apple-Techniker bei einem autorisierten Servicepartner gearbeitet, danach im Vertrieb. In beiden Rollen habe ich dasselbe gesehen: Kunden bekamen Geräte. Was danach kommt, also Einrichtung, Sicherung, Zugänge und jemand, der beim nächsten Anruf den Zusammenhang kennt, kam nicht mit.
Deshalb gibt es iTechGenius. Für Praxen, Kanzleien, Agenturen und Betriebe, die mit Apple arbeiten wollen und die IT nicht selbst machen möchten.
Dazu kommt die zweite Hälfte meines Handwerks: Technischer Kaufmann mit eidgenössischem Fachausweis, abgelegt in der Schweiz. Das ist die Berufsprüfung, die Technik und Betriebswirtschaft zusammenbringt. Deshalb steht bei mir vor der Gerätefrage die Rechnung: Nutzungsdauer, Kauf gegen Leasing, was ein Ausfalltag Ihr Team kostet. IT ist eine Investitionsentscheidung, keine Anschaffung.
Was Sie von mir bekommen, ist kein Rundum-Versprechen, sondern eine Reihenfolge: erst Anschluss und Netz, dann Speicher und Sicherung, dann die Geräte. Dazu ein Satz vorher, wenn etwas nicht geht: verlangt Ihre Fachanwendung Windows, sage ich das, statt es zu umschreiben.
Was die Zertifizierungen darunter praktisch bedeuten: Ich beurteile ein Gerät, bevor ich es empfehle, und weiß, was darin steckt, wenn es später Probleme macht. Die BAFA-Listung setzt eine geprüfte Beraterqualifikation voraus.
Und wenn bei Ihnen gerade nichts zu tun ist, hören Sie das auch. Im Erstgespräch, honorarfrei.
- Apple Certified Macintosh Technician (ACMT)
- Apple Certified iOS Technician (ACiT)
- über 50 abgeschlossene Apple-Zertifizierungen
- Technischer Kaufmann mit eidg. Fachausweis (Schweiz)
- Beim BAFA gelisteter Berater
Willi Kellermann · Inhaber von iTechGenius · Markdorf am Bodensee, deutschlandweit tätig
Einwände
Was an dieser Stelle meistens gedacht wird.
Vier Gedanken, die wir im Erstgespräch oft hören, und was wir darauf antworten.
„Wir haben doch ein Backup.“
Ein Backup sichert einen Stand, damit er nach einem Ausfall zurückgespielt werden kann. Ein Archiv bewahrt jede einzelne Nachricht unverändert und durchsuchbar über Jahre auf. Das eine ersetzt das andere nicht, Sie brauchen beides.
„Microsoft 365 hebt doch alles auf.“
Ein eigenständiges Archiv liegt außerhalb Ihrer Postfächer und bleibt, auch wenn ein Konto gelöscht wird. Für Betriebe, die ausschließlich Microsoft 365 nutzen, kommt als Alternative auch die Archivierung von Acronis in Frage. Was besser passt, klären wir in der Bestandsaufnahme.
„Wir drucken die wichtigen Mails aus.“
Nach den GoBD sind eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (Randziffer 131). Was das für Ihren Betrieb bedeutet, klärt Ihr Steuerberater. Das Archiv nimmt Ihnen das Aussortieren ab.
„Dann kann jemand unsere Mails mitlesen.“
Zugriff auf das Archiv haben nur die Personen, die Sie festlegen. Wir legen die Berechtigungen mit Ihnen fest und dokumentieren sie. Das Archiv liegt auf Servern in Deutschland.
22 Fragen zu E-Mails, Aufbewahrung und Archiv
Diese Liste hilft Ihnen einzuschätzen, ob Ihre geschäftlichen E-Mails vollständig, unverändert und auffindbar aufbewahrt werden: Fristen, Ablage, Suche, Zugriff und Wechsel. Sie brauchen dafür etwa 15 Minuten und keine IT-Kenntnisse.
Die Themen
- Pflichten und Fristen
- Ablage heute
- Wiederfinden
- Zugriff und Datenschutz
- Wechsel und Ausscheiden
PDF zum Ausdrucken, mit ja, teils und nein zum Ankreuzen. Kostenlos und ohne Verpflichtung.
Checkliste anfordern
Was vor der Einführung eines E-Mail-Archivs gefragt wird
Müssen wir E-Mails überhaupt archivieren?
E-Mails, die Handels- oder Geschäftsbriefe oder Buchungsbelege sind, fallen unter die Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO und, für Kaufleute, nach § 257 HGB. Welche E-Mails bei Ihnen dazugehören und wie lange Sie sie aufbewahren, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Eine Rechtsberatung übernehmen wir nicht.
Verlangen GoBD und DSGVO ein E-Mail-Archiv?
Ein bestimmtes Archivsystem schreibt das Gesetz nicht vor, die Aufbewahrung schon. E-Mails, die Handels- oder Geschäftsbriefe oder Buchungsbelege sind, müssen nach § 147 AO und § 257 HGB je nach Art sechs, acht oder zehn Jahre aufbewahrt werden, unveränderbar und jederzeit lesbar (GoBD). Die DSGVO verlangt zugleich Schutz, Zugriffskontrolle und Löschung nach Fristablauf (Art. 5 Abs. 1 lit. e und f, Art. 17, Art. 32 DSGVO). Die Aufbewahrung ist Pflicht, ein Archivsystem ist der sichere Weg, sie zu erfüllen, weil es beides zusammen abbildet. Welche Pflichten für Ihren Betrieb gelten, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Wie lange werden die E-Mails aufbewahrt?
So lange, wie Sie es festlegen. Nach § 147 Absatz 3 AO gelten sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe, acht Jahre für Buchungsbelege und zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, jeweils ab dem Schluss des Kalenderjahres. Die Regeln im Archiv richten wir nach den Fristen ein, die Ihr Steuerberater bestätigt.
Funktioniert MailStore auf dem Mac?
Ja, über Web Access im Browser, etwa in Safari, auch auf iPhone und iPad. Zusätzlich ist ein lesender Zugriff über IMAP möglich. Den MailStore Client gibt es nach Angabe des Herstellers nur für Windows. Welche Wege bei Ihnen funktionieren, prüfen wir vor der Einrichtung.
Welche Mailsysteme werden unterstützt?
Nach Angabe des Herstellers unter anderem Microsoft 365, Exchange, Google Workspace sowie IMAP- und POP3-Server, zum Beispiel bei IONOS. Ob Journaling möglich ist, hängt vom Mailsystem ab.
Was ist Journaling, und warum empfehlen Sie es?
Beim Journaling gibt der Mailserver von jeder ein- und ausgehenden Nachricht eine Kopie an das Archiv weiter. Nur so wird jede Nachricht archiviert, bevor sie jemand löschen kann. Ohne Journaling holt das Archiv die Nachrichten in festen Abständen aus den Postfächern ab.
Lassen sich gelöschte E-Mails wiederherstellen?
Nachrichten, die im Archiv sind, lassen sich einzeln wiederherstellen, auch wenn sie im Postfach gelöscht wurden. Nachrichten, die vor dem Start des Archivs gelöscht wurden, holt auch MailStore nicht zurück.
Ist das Archiv ein Backup?
Nein. Archiv und Backup lösen verschiedene Aufgaben, Sie brauchen beides. Für Dateien, Programme und Geräte richten wir die Datensicherung mit Synology und Acronis ein.
Wie wird Flow Mail abgerechnet?
Monatlich je Postfach, ab fünf Postfächern, Einrichtung und Betreuung inklusive. Die Summe für Ihren Betrieb nennen wir Ihnen nach der Bestandsaufnahme schriftlich.
Was ist nicht enthalten?
Rechtsberatung zur Aufbewahrungspflicht, die Archivierung privater Postfächer und die rückwirkende Archivierung von Nachrichten, die bereits gelöscht sind.
Arbeiten Sie auch außerhalb Ihrer Region?
Ja, wir arbeiten deutschlandweit. Das Archiv richten wir aus der Ferne ein.
Was passiert im Erstgespräch?
Sie schildern die Lage, wir stellen Fragen und sagen Ihnen, was wir für sinnvoll halten. Honorarfrei und ohne Verpflichtung.
Sagen Sie uns, wie Ihre E-Mails heute aufbewahrt werden.
Im honorarfreien Erstgespräch hören wir zu, stellen Fragen und sagen Ihnen offen, was wir für sinnvoll halten. Auch dann, wenn die Antwort lautet: bei Ihnen ist gerade nichts zu tun.