Was ändert sich 2027 bei Stundenzetteln und Personalunterlagen?
Kurz gesagt
Ab 1. Januar 2027 müssen auch Betriebe, die bisher befreit waren, ihre begleitenden Entgeltunterlagen elektronisch führen. Die Befreiung nach § 8 Absatz 3 Beitragsverfahrensverordnung endet am 31. Dezember 2026. Dazu gehören Arbeitszeitaufzeichnungen nach § 17 Mindestlohngesetz, Befreiungsanträge von Minijobbern und Immatrikulationsbescheinigungen. Papier muss eingescannt und geordnet abgelegt werden.
Was ändert sich zum 1. Januar 2027?
Arbeitgeber führen begleitende Entgeltunterlagen seit 2022 grundsätzlich elektronisch. Wer das nicht wollte, konnte sich bisher befreien lassen. Diese Möglichkeit steht in § 8 Absatz 3 Beitragsverfahrensverordnung und gilt nur bis zum 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht damit auch für Betriebe, die bisher befreit waren. Unterlagen aus der Zeit davor müssen nicht nachträglich digitalisiert werden.
Welche Unterlagen sind betroffen?
§ 8 Absatz 2 Beitragsverfahrensverordnung zählt die Unterlagen auf. Im Alltag kleiner Betriebe sind es vor allem diese:
- die Aufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nach § 17 Mindestlohngesetz (Nummer 13)
- der Antrag eines Minijobbers auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht (Nummer 4a)
- die Erklärung kurzfristig Beschäftigter über weitere Beschäftigungen (Nummer 7)
- Nachweise zur Versicherungsfreiheit, etwa die Immatrikulationsbescheinigung von Werkstudenten (Nummer 1)
Geht eine Unterlage auf Papier ein, ist sie in ein elektronisches Format umzuwandeln (§ 9 Absatz 5 Beitragsverfahrensverordnung).
Für wen gilt die Arbeitszeitaufzeichnung?
§ 17 Mindestlohngesetz verlangt die Aufzeichnung für Minijobber in jedem Betrieb und für alle Beschäftigten in den elf Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Dazu gehören unter anderem das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, die Gebäudereinigung und das Friseur- und Kosmetikgewerbe. Aufgezeichnet wird spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag, aufbewahrt wird mindestens zwei Jahre.
Was heißt das für Praxis, Büro, Gastronomie und Handwerk?
Praxen und Heilmittelpraxen beschäftigen oft Minijobber, Aushilfen und Werkstudenten. Deren Anträge, Erklärungen, Bescheinigungen und Zeitnachweise gehören ab 2027 digital in die Personalakte.
Büros und Kanzleien stimmen die Umstellung am besten mit der Steuerberatung ab, die die Lohnabrechnung macht. Dort entscheidet sich, in welcher Form die Zeiten ankommen sollen.
Gastronomie und Handwerk trifft es am stärksten, weil dort die Arbeitszeit aller Beschäftigten aufzuzeichnen ist. Wer heute mit Stundenzetteln arbeitet, scannt ab 2027 jeden Zettel ein oder erfasst die Zeit gleich digital.
Was muss eine Datei erfüllen?
Nach den Gemeinsamen Grundsätzen der Sozialversicherung sind PDF oder Bilddateien in JPEG, PNG, BMP oder TIFF zulässig. Fordert der Prüfdienst Unterlagen an, ist jede als eigene Datei bereitzustellen, mit einem Namen, der Dokument, Person und Zeitraum erkennen lässt. Die Daten müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und lesbar sein. Wo sie liegen, gehört deshalb auch in die Datensicherung.
Was droht, wenn Unterlagen fehlen?
Wer eine Entgeltunterlage nicht führt oder nicht aufbewahrt, handelt nach § 111 SGB IV ordnungswidrig. Die Geldbuße kann bis zu 50.000 Euro betragen. Sind die Aufzeichnungen lückenhaft, darf die Rentenversicherung die Beiträge zudem schätzen (§ 28f Absatz 2 SGB IV).
Der Haken
Einscannen allein schafft keine Ordnung. Wer Stundenzettel weiter auf Papier führt und monatlich scannt, hat doppelte Arbeit und trotzdem keine Auswertung. Eine digitale Zeiterfassung löst das Problem an der Quelle, ist aber nur so gut wie ihre Einrichtung: Wer darf Krankmeldungen sehen, wie kommen die Stunden zur Lohnabrechnung, und bringt die vorhandene Fachsoftware vielleicht schon eine Zeiterfassung mit?
Was Sie jetzt tun sollten
- Mit der Steuerberatung oder dem Lohnbüro klären, welche Unterlagen bei Ihnen betroffen sind und wer sie ablegt.
- Prüfen, ob Ihre Praxis- oder Branchensoftware eine Zeiterfassung mitbringt, die reicht.
- Einen Ablageort für die digitalen Unterlagen festlegen und in die Datensicherung aufnehmen.
- Bis Ende 2026 eine Testphase einplanen, damit das Jahr mit sauberen Zahlen beginnt.
Für die Zeiterfassung sind wir Vertriebspartner von clockin. Wie wir clockin mit Terminal-iPad und Anbindung an DATEV einrichten, steht auf unserer Seite Zeiterfassung mit clockin.
Dieser Beitrag ist eine Einordnung, keine Rechtsberatung. Was in Ihrem Betrieb gilt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung oder Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Muss ich alte Papierunterlagen nachträglich digitalisieren?
Nein. Wer bis Ende 2026 befreit war, muss Unterlagen aus dem Befreiungszeitraum nicht nachträglich digitalisieren. Die Pflicht gilt für Vorgänge ab dem 1. Januar 2027.
Reicht ein Ordner auf dem Rechner?
Grundsätzlich ja, wenn Format, Dateiname und Auffindbarkeit stimmen und die Dateien während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und lesbar bleiben. Der Ordner gehört dann in die Datensicherung.
Müssen unterschriebene Originale aufbewahrt werden?
Wird ein unterschriebenes Dokument ohne elektronische Signatur nur eingescannt, ist das Papieroriginal zusätzlich aufzubewahren, nach § 9 Absatz 5 Beitragsverfahrensverordnung bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung.
Passend für Ihr Umfeld
Was heißt das für Ihre Geräte?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, was dieser Beitrag für Ihre Macs, iPhones und iPads konkret bedeutet. Sie bekommen eine klare Einschätzung, ohne dass Sie etwas bestellen müssen.
Erstgespräch vereinbaren
