Warum ist es in Agenturen nie nur eine IT-Baustelle?

Wenn eine Agentur anruft, ist es fast nie eine einzelne Baustelle. Der erste Satz lautet meistens: der Rechner ist zu langsam. Dann stellt sich heraus, dass der Speicher voll ist. Dann, dass Projektdaten auf privaten Platten liegen. Dann, dass zwei Leute dieselbe Lizenz abonniert haben. Dann, dass das WLAN offen ist.

Warum ist das kein Vorwurf?

Weil IT in einer Agentur so wächst: repariert und nachgekauft, wenn etwas nicht mehr geht. Der Inhaber löst das Problem, das gerade brennt, und kehrt zur eigentlichen Arbeit zurück. Bis zum nächsten Anruf. Jedes Thema wäre für sich beherrschbar. Zusammen ergeben sie kein System, sondern eine Struktur, die auf Zufall gebaut ist.

Warum hängen die Baustellen zusammen?

Weil sie dieselbe Ursache haben: Niemand hat festgelegt, wem was gehört und wer wofür zuständig ist. Das zeigt sich an vier Stellen.

• Geräte. Die Frage lautet: Wie werden die Geräte heute verwaltet, falls überhaupt? Ohne Antwort laufen sie weiter auf privaten Konten, und beim Austritt eines Mitarbeiters gehört das Gerät faktisch ihm.
• Lizenzen. Laufen Abos auf Einzelpersonen, bezahlt die Agentur doppelt, ohne es zu merken. In Adobes Verwaltungskonsole wird eine Lizenz frei und lässt sich neu zuweisen, sobald ein Benutzer aus dem Produkt entfernt wird. Das setzt voraus, dass die Lizenz überhaupt auf der Agentur läuft.
• Zugänge. Die Frage lautet: Wie ist die Anmeldung geregelt? Ohne Antwort hängen Zugänge an Personen statt an Rollen, und niemand kann belegen, wer worauf Zugriff hat.
• Daten. Projektdaten auf privaten Platten stehen in keiner Datensicherung, die die Agentur steuert. Fällt die Platte aus oder geht die Person, sind sie weg oder nicht mehr erreichbar. Und selbst wo gesichert wird, gilt, was das BSI im IT-Grundschutz festhält: Regelmäßige Sicherungen gewährleisten nicht automatisch, dass sich die Daten auch wiederherstellen lassen.
• Netz. Ein offenes WLAN ist kein Komfortthema. Apple empfiehlt für Router und Zugangspunkte die Sicherheitseinstellung WPA3 Personal oder, für ältere Geräte, WPA2/WPA3 Transitional.

Wer nur den langsamen Rechner austauscht, löst keines dieser vier Themen. Warum das beim Netz besonders gilt, zeigt der Beitrag Warum löst ein neuer Mac kein Netzproblem?.

Wo beginnt der Ausweg?

Nicht bei der Technik, sondern damit, einmal aufzuschreiben, was da ist:

• welche Geräte im Einsatz sind und wem sie gehören,
• welche Lizenzen laufen und auf welches Konto,
• wer worauf Zugriff hat,
• wo die Projektdaten tatsächlich liegen.

Wie Sie die Frage nach den Konten sortieren, beschreibt der Beitrag Auf wen laufen Lizenzen, Geräte und Zugänge?.

In welcher Reihenfolge geht man vor?

1. Bestandsaufnahme. Geräte, Lizenzen, Zugänge und Datenablage erfassen, so wie sie heute sind.
2. Bild. Sichtbar machen, was zusammenhängt: welches Konto an welcher Person hängt, welche Daten nur an einem Ort liegen.
3. Reihenfolge. Zuerst, was beim nächsten Austritt oder Ausfall am meisten schadet, dann den Rest.
4. Plan. Schritte, die im laufenden Betrieb umsetzbar sind, ohne dass die Agentur für eine Umstellung schließt.

Warum nicht alles auf einmal? Weil jede Umstellung Zeit des Teams bindet, und die fehlt im Projektgeschäft. Eine Reihenfolge verteilt den Aufwand und sorgt dafür, dass das Wichtigste nicht hinter dem Dringendsten zurückbleibt.

Bei iTechGenius heißt dieser erste Schritt Discovery: eine strukturierte Bestandsaufnahme der Apple-Umgebung. Das Ergebnis ist ein schriftlicher Befund mit Reihenfolge und Investitionsrahmen. Die Discovery ist als Beratung über die BAFA-Förderung förderfähig, wenn der Antrag vor Beginn bewilligt ist. Gefördert wird die Beratung, nicht die Umsetzung, die Hardware oder die Lizenzen.

Wo liegt die Grenze?

Die Discovery repariert nichts. Sie sagt, was da ist, was zusammenhängt und in welcher Reihenfolge es sinnvoll angegangen wird. Der Befund gehört Ihnen, auch wenn Sie woanders kaufen. Er ist ein Dokument mit Reihenfolge und Investitionsrahmen, keine Angebotsvorbereitung.

Wenn Sie vorher selbst einschätzen wollen, wie viele offene Punkte es bei Ihnen gibt, hilft die Checkliste mit 20 Fragen. Sie ersetzt keine Bestandsaufnahme, zeigt aber, ob sich eine lohnt.

Wie die Discovery abläuft und wie Sie ein Erstgespräch vereinbaren, steht auf der Seite IT für Kreativagenturen.