Wie gut ist die IT Ihrer Agentur aufgestellt? 20 Fragen in 20 Minuten
Kurz gesagt
Das zeigt eine Checkliste mit zwanzig Fragen zum Ist-Zustand, nicht zum Wunschzustand: Läuft jede Lizenz auf einem Firmenkonto? Hat ein ausgeschiedener Freelancer noch Zugriff? Wurde die Sicherung im letzten Jahr zurückgespielt? Bis zu drei offene Punkte sind in einer gewachsenen Agentur normal. Ab vier ist es Struktur.
Zwanzig Minuten, zwanzig Fragen. Nicht danach, was Sie sich wünschen, sondern danach, wie es heute ist.
Wie sehen die Fragen aus?
Vier Beispiele aus der Checkliste:
- Läuft jede Lizenz auf einem Firmenkonto?
- Weiß jemand, welches Gerät bei wem steht?
- Hat ein ausgeschiedener Freelancer noch Zugriff?
- Wurde die Datensicherung im letzten Jahr einmal zurückgespielt?
Warum gerade diese Fragen?
Jede zielt auf eine Stelle, an der gewachsene Agentur-IT typischerweise nachgibt, und jede hat einen sachlichen Hintergrund.
Lizenzen auf Firmenkonten. Nur was der Agentur gehört, kann sie neu vergeben. In Adobes Admin Console wird eine Lizenz frei und lässt sich neu zuweisen, sobald ein Benutzer aus dem Produkt entfernt wird. Über Apple Business beschaffte App-Lizenzen bleiben im Besitz der Organisation. Ein privates Abo lässt sich so nicht umhängen.
Geräte und wer sie hat. Die Frage aus unserer Bestandsaufnahme lautet: Wie werden die Geräte heute verwaltet, falls überhaupt? Ohne Antwort laufen sie auf privaten Konten, und beim Austritt eines Mitarbeiters gehört das Gerät faktisch ihm.
Zugriff ehemaliger Freelancer. Der IT-Grundschutz des BSI verlangt, dass beim Weggang alle erhaltenen Unterlagen, Schlüssel und Geräte sowie Ausweise und Zutrittsberechtigungen eingezogen werden. Bei Freelancern geht das leicht unter, weil es keinen formalen Austritt gibt, nur ein Projektende.
Zurückgespielte Sicherung. Das BSI verlangt im IT-Grundschutz, regelmäßig zu testen, ob sich gesicherte Daten einwandfrei und in angemessener Zeit zurückspielen lassen. Eine Sicherung, die nie zurückgespielt wurde, ist eine Annahme.
Wie beantworten Sie die Fragen?
Drei Antwortmöglichkeiten: ja, teils, nein. Teils bedeutet: Sie müssten erst nachsehen. Auch das ist ein Ergebnis.
So wird das Ergebnis brauchbar:
- Eine Person beantwortet die Fragen, die den Alltag kennt, nicht nur die Verträge.
- Antworten Sie aus dem Gedächtnis und notieren Sie, wo Sie unsicher sind.
- Werten Sie „teils“ nicht als halbes Ja. Wer nachsehen muss, weiß es im Ernstfall nicht.
- Legen Sie das Ergebnis mit Datum ab. Beim nächsten Durchgang sehen Sie, was sich bewegt hat.
- Beziehen Sie für die Frage nach den Lizenzen die Person ein, die die Rechnungen sieht. Dort fallen doppelte Abos zuerst auf.
Wie lesen Sie das Ergebnis?
Bis zu drei offene Punkte sind normal in einer gewachsenen Agentur. Ab vier ist es kein Zufall mehr, sondern Struktur, und dann lohnt sich eine Bestandsaufnahme.
Ein Beispiel für die Lesart: Wer bei der Frage nach dem ausgeschiedenen Freelancer „teils“ ankreuzt, weiß nicht, ob der Zugang noch besteht. Im Zweifel besteht er. Solche Punkte lassen sich mit überschaubarem Aufwand schließen, andere brauchen einen Plan. Warum sich die offenen Punkte selten einzeln lösen lassen, beschreibt der Beitrag Warum ist es in Agenturen nie nur eine IT-Baustelle?.
Bei den offenen Punkten zuerst, was bei einem Austritt oder Ausfall am meisten schadet: Zugänge ehemaliger Mitarbeitender und Freelancer, dann die Sicherung, dann die Konten. Wie der Umzug auf Firmenkonten gelingt, steht im Beitrag Auf wen laufen Lizenzen, Geräte und Zugänge?.
Warum Ist-Zustand und nicht Wunschzustand?
Weil eine Checkliste, die nach dem Soll fragt, fast immer gut ausfällt. Wer angibt, wie es sein sollte, bekommt ein beruhigendes Ergebnis und keinen Befund. Die Fragen sind deshalb so gestellt, dass sie sich mit einem Blick in die Konten, die Geräteliste oder das Sicherungsprotokoll überprüfen lassen.
Wann sollten Sie die Checkliste wiederholen?
- nach jedem Austritt einer festen Mitarbeiterin, eines festen Mitarbeiters oder dem Ende eines längeren Freelancer-Projekts,
- bevor ein Auftraggeber einen Sicherheitsfragebogen schickt, nicht danach,
- nach einem Wechsel des IT-Dienstleisters,
- und sonst in einem festen Rhythmus, den Sie sich selbst setzen.
Wo liegt die Grenze?
Die Checkliste ist eine Selbsteinschätzung. Sie ist kein Prüfbericht und kein Nachweis gegenüber einem Auftraggeber. Wenn ein Kunde einen Sicherheitsfragebogen schickt, braucht es Belege: eine Zugriffsliste, ein Geräteinventar, ein Wiederherstellungsprotokoll. Wie Sie diese Unterlagen aufbauen, zeigt der Beitrag Was tun, wenn der Auftraggeber einen Sicherheitsfragebogen schickt?. Die Checkliste zeigt, wo Belege fehlen. Sie ersetzt sie nicht.
Die Checkliste gibt es honorarfrei auf unserer Seite IT für Kreativagenturen.
Häufige Fragen
Wie lange dauert die Checkliste?
Rund zwanzig Minuten für zwanzig Fragen, wenn eine Person antwortet, die den Alltag der Agentur kennt. Gefragt wird nach dem Ist-Zustand, nicht nach dem Wunschzustand. Wer für eine Antwort erst nachsehen muss, kreuzt „teils“ an. Das kostet keine Zeit und ist selbst ein Ergebnis.
Was bedeutet es, wenn wir vier oder mehr offene Punkte haben?
Dann ist es kein Zufall mehr, sondern Struktur. Bis zu drei offene Punkte sind in einer gewachsenen Agentur normal. Ab vier hängen die Themen meist zusammen, weil sie dieselbe Ursache haben: Niemand hat festgelegt, wem was gehört und wer wofür zuständig ist. Dann lohnt sich eine Bestandsaufnahme.
Womit sollten wir bei den offenen Punkten anfangen?
Mit dem, was bei einem Austritt oder Ausfall am meisten schadet. Das sind in der Regel Zugänge ehemaliger Mitarbeitender und Freelancer, danach die Datensicherung und ihr Rücksicherungstest, danach der Umzug von Lizenzen und Konten auf die Firma. Diese Reihenfolge begrenzt zuerst den möglichen Schaden.
Reicht die Checkliste als Nachweis für einen Auftraggeber?
Nein. Sie ist eine Selbsteinschätzung und zeigt, wo Belege fehlen. Ein Auftraggeber, der einen Sicherheitsfragebogen schickt, erwartet Unterlagen: eine Zugriffsliste, ein Geräteinventar mit Nachweis der Verschlüsselung und ein datiertes Protokoll über das Zurückspielen der Sicherung. Die Checkliste hilft, diese Unterlagen gezielt aufzubauen.
Passend für Ihr Umfeld
Was heißt das für Ihre Geräte?
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