Was passiert mit den Altdaten, wenn die Praxis auf tomedo wechselt?
Kurz gesagt
Sie werden vor der Entscheidung geprüft, nicht danach. Der Hersteller zollsoft überträgt die Altdaten probeweise nach tomedo. Danach steht schriftlich fest, was übernommen wird und was nicht. Dazu kommt eine Vorführung des Systems im Betrieb. Erst prüfen, dann entscheiden: bei Patientendaten die einzig vertretbare Reihenfolge.
Die Frage kommt im Erstgespräch fast immer, und sie ist berechtigt: Was passiert mit unseren Altdaten, wenn wir wechseln?
Wer Jahre mit einer anderen Praxissoftware gearbeitet hat, hat dort Patientenhistorien, Abrechnungsdaten und Dokumentationen. Das lässt sich nicht einfach zurücklassen, und das sollte es auch nicht.
Warum ist die Sorge um die Altdaten berechtigt?
Weil die Pflicht zur Aufbewahrung nicht mit dem Softwarewechsel endet. Nach § 630f BGB ist die Behandlungsakte für die Dauer von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht andere Vorschriften andere Fristen vorsehen. Was nicht in das neue System übernommen wird, muss also trotzdem erhalten und auffindbar bleiben.
Die Sorge ist auch verbreitet. Nach einer Befragung des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung, über die die KBV im Januar 2026 berichtet hat, ist die Sorge vor Schwierigkeiten bei der Datenmigration der Hauptgrund, warum Praxen ihre Software nicht wechseln. Von denen, die gewechselt haben, berichteten mehr als 72 Prozent, dass die Migration am Ende reibungslos verlief. Das ist ermutigend, ersetzt aber keine Prüfung Ihrer eigenen Daten.
Was ist eine Testportierung?
Eine probeweise Übertragung Ihrer Altdaten, bevor Sie sich entscheiden. Deshalb wird bei uns nicht erst umgestellt und dann gehofft. Bevor eine Entscheidung fällt, macht zollsoft, der Hersteller von tomedo, eine Testportierung: Ihre Altdaten werden probeweise nach tomedo übertragen. Danach steht schriftlich fest, was übernommen wird und was nicht. Kein Raten, kein „das müsste eigentlich klappen“.
Was sollten Sie vor der Testportierung bereitlegen?
- Name und Version Ihres bisherigen Praxisprogramms,
- den Ansprechpartner beim bisherigen Anbieter und die Zugangsdaten, die für einen Export nötig sind,
- die Laufzeit und Kündigungsfrist des bisherigen Softwarevertrags,
- eine Liste der Geräte und Anbindungen, die heute mit dem Programm arbeiten.
Die Kündigungsfrist gehört an den Anfang. Wer das Altsystem kündigt, bevor das Ergebnis der Testportierung vorliegt, entscheidet unter Zeitdruck.
Worauf sollten Sie im schriftlichen Ergebnis achten?
Das Ergebnis ist Ihre Entscheidungsgrundlage. Lesen Sie es mit diesen Fragen:
- Welche Datenarten werden vollständig übernommen, welche nur teilweise, welche gar nicht?
- Sind Dokumente und Befunde, die im Altsystem als Anhang liegen, dabei?
- Was geschieht mit Abrechnungsdaten laufender Quartale?
- Wie greifen Sie auf alles zu, was nicht übernommen wird, und zwar für die gesamte Aufbewahrungsfrist?
- Wer in der Praxis prüft stichprobenartig, ob übernommene Einträge vollständig und richtig zugeordnet sind?
Die vierte Frage wird am häufigsten vergessen. Sie entscheidet darüber, ob das Altsystem nach der Umstellung noch gebraucht wird und in welcher Form.
Welche Rolle spielt die Vorführung?
Dazu kommt eine Vorführung durch zollsoft. Sie sehen das System in Betrieb, bevor es live geht, nicht als Verkaufspräsentation, sondern als Grundlage für Ihre Entscheidung. Bringen Sie dazu die Menschen mit, die täglich damit arbeiten werden: Empfang, Abrechnung, Behandlung. Deren Fragen sind andere als die der Praxisleitung.
In welcher Reihenfolge läuft es ab?
- Erstgespräch: Ausgangslage und Altsystem klären.
- Datensicherung des Altsystems prüfen, bevor irgendetwas übertragen wird.
- Testportierung der Altdaten mit schriftlichem Ergebnis.
- Vorführung im Betrieb.
- Entscheidung.
Der zweite Schritt steht bewusst vor der Portierung. Wer vor dem Wechsel nicht weiß, ob sich die eigene Sicherung zurückspielen lässt, hat keinen Rückweg. Warum das so ist, beschreibt der Beitrag Warum ist ein Backup ohne Rücksicherungstest keine Sicherung?.
Wo liegt die Grenze?
Die Portierung selbst führt der Hersteller durch, nicht wir. Wir sagen nicht zu, dass jede Datenart aus jedem Altsystem übernommen werden kann. Das kann niemand vorher zusagen, und genau dafür gibt es die Testportierung. Wie lange welche Unterlagen in Ihrem Fall aufzubewahren sind, ist eine Rechtsfrage. Die klären Sie mit Ihrer Kammer oder Ihrer Rechtsberatung, nicht mit Ihrem IT-Dienstleister.
Warum wir Praxis-IT überhaupt nur in dieser einen Umgebung aufbauen, steht im Beitrag Warum baut iTechGenius Praxis-IT nur mit tomedo auf Apple?. Wer den Wechsel mit einer Praxisübernahme verbindet, sollte zusätzlich die IT-Bestandsaufnahme vor der Übernahme einplanen.
Wie der Umstieg auf Apple und tomedo abläuft und wie Sie ein Erstgespräch vereinbaren, beschreibt unsere Seite IT für Arztpraxen.
Häufige Fragen
Gehen beim Wechsel der Praxissoftware Daten verloren?
Das lässt sich vorher nicht pauschal sagen, sondern nur für Ihr Altsystem prüfen. Deshalb werden die Altdaten vor der Entscheidung probeweise übertragen, und das Ergebnis hält schriftlich fest, was übernommen wird und was nicht. Nach der Zi-Befragung, über die die KBV berichtet hat, verlief die Migration bei mehr als 72 Prozent der Wechsler am Ende reibungslos.
Was passiert mit Daten, die nicht übernommen werden?
Sie müssen trotzdem erhalten bleiben. Nach § 630f BGB ist die Behandlungsakte zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit andere Vorschriften nichts anderes vorsehen. Vor der Entscheidung sollte deshalb feststehen, wie Sie über die gesamte Frist auf diese Daten zugreifen. Diese Frage gehört in die Auswertung der Testportierung.
Wer führt die Testportierung durch?
Der Hersteller zollsoft. Er überträgt Ihre Altdaten probeweise nach tomedo und hält das Ergebnis schriftlich fest. Unser Teil ist die Vorbereitung: Ausgangslage und Altsystem klären und vor der Übertragung prüfen, ob sich die Datensicherung des Altsystems tatsächlich zurückspielen lässt, damit ein Rückweg besteht.
Wann sollten wir mit der Prüfung beginnen?
Vor der Entscheidung, nicht danach. Die Reihenfolge ist Erstgespräch, Prüfung der Datensicherung, Testportierung mit schriftlichem Ergebnis, Vorführung im Betrieb und erst dann die Entscheidung. Wer umstellt und danach prüft, hat keinen Rückweg mehr, wenn sich im Ergebnis eine Lücke zeigt.
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