Praxisübernahme: Was sollten Sie vor dem ersten Behandlungstag über die IT wissen?
Kurz gesagt
Was Sie übernehmen: Geräte unbekannten Alters, Verträge, die niemand mehr erklärt, und Zugänge, deren Passwörter beim Vorgänger liegen. Eine Bestandsaufnahme vor der Übernahme erfasst Geräte, Netz, Sicherung, Zugänge, Verträge und Datenwege. Sie bekommen einen schriftlichen Befund und einen Plan mit Reihenfolge und Investitionsrahmen, bevor die Wartezimmer voll sind.
Wer eine Praxis übernimmt, erbt auch das, was der Vorgänger nicht übergeben hat: Geräte unbekannten Alters, Verträge, die niemand mehr erklärt, und Zugänge, deren Passwörter beim Vorgänger liegen. Das fällt meistens erst auf, wenn der Vorgänger nicht mehr erreichbar ist. Der erste Behandlungstag läuft trotzdem.
Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Bestandsaufnahme?
Vor der Übernahme. Nicht danach zwischen zwei Sprechstunden, wenn das System steht und die Wartezimmer voll sind. Wer vorher weiß, was er übernimmt, verhandelt anders und plant anders.
Was erfasst eine Bestandsaufnahme?
- Geräte und ihr Alter
- Netz und Anschluss
- Datensicherung und ob sie zurückgespielt werden kann
- Zugänge und Passwörter
- laufende Verträge
- Datenwege zu Labor, KV und Dienstleistern
Warum verdienen die Verträge besondere Aufmerksamkeit?
Weil sie weiterlaufen, auch wenn niemand sie kennt. Wartung, Internet, Telefonie, Software, Leasing: Jeder Vertrag hat eine Laufzeit und eine Kündigungsfrist. Manche Leasingverträge verlängern sich automatisch, wenn sie nicht rechtzeitig gekündigt werden. Eine Vertragsübersicht mit allen Laufzeitenden zeigt, welche Kosten Sie übernehmen, welche Sie ablösen können und wo eine Frist bald abläuft. Ob ein Vertrag mit der Praxis auf Sie übergeht, ist eine Rechtsfrage.
Welche Fragen stellt die IT-Sicherheitsrichtlinie bei einer Übernahme?
Die Richtlinie der KBV nach § 390 SGB V hat keinen eigenen Abschnitt zur Übernahme. Mehrere ihrer Anforderungen werden aber genau dann fällig:
- Zugangsdaten. Scheiden Mitarbeitende aus, müssen Zugangsdaten, die sie kannten oder nutzten, geändert oder vernichtet werden. Bei einer Übernahme stellt sich dieselbe Frage für alles, was der Vorgänger und sein bisheriger Dienstleister kannten.
- Netzplan. Das interne Netz ist einschließlich eines Netzplans zu dokumentieren. Fehlt er, ist das der erste Befund.
- Veraltete Geräte. Hardware, Betriebssysteme und Anwendungen, die keine Sicherheitsupdates mehr erhalten, müssen identifiziert und ausgemustert oder in einem eigenen Netzsegment betrieben werden.
- TI-Zugangsdaten. Die Administrationsdaten der TI-Komponenten müssen sicher aufbewahrt werden, und die Praxis muss sie auch ohne ihren Dienstleister kennen.
- Schulung. Mitarbeitende müssen regelmäßig geschult werden. Ob das beim Vorgänger dokumentiert ist, gehört zur Übergabe, siehe § 390 SGB V: Wie weisen Praxen die Schulungspflicht nach?.
Was ist mit dem Praxisausweis?
Der Praxisausweis (SMC-B) ist der Betriebsstättennummer direkt zugeordnet und darf nicht für eine andere Praxis verwendet werden. Ändert sich die Betriebsstätte, braucht die neue Betriebsstättennummer einen neuen Praxisausweis. Verlässt der Antragsteller die Praxis, soll sich die Praxis zur Klärung der vertraglichen Situation an den Kartenanbieter wenden. So beschreibt es die Kassenärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe. Die Einzelheiten klären Sie mit Ihrer KV, früh genug, damit am ersten Tag TI und Abrechnung laufen.
Wie gehen Sie vor?
- Mit dem Vorgänger vereinbaren, dass vor der Übergabe eine IT-Bestandsaufnahme stattfindet.
- Geräte, Netz, Sicherung, Zugänge, Verträge und Datenwege erfassen.
- Die Datensicherung einmal zurückspielen, bevor Sie sich auf sie verlassen. Warum, steht im Beitrag Warum ist ein Backup ohne Rücksicherungstest keine Sicherung?.
- Alle Passwörter und Zugänge zum Stichtag ändern.
- Befund und Plan in die Verhandlung und die Finanzierung einbeziehen.
Was haben Sie danach in der Hand?
Einen schriftlichen Befund und einen Plan mit Reihenfolge und Investitionsrahmen. Kein Verkaufsgespräch, sondern eine Standortbestimmung. Der Befund gehört Ihnen, auch wenn Sie woanders kaufen.
Planen Sie mit der Übernahme auch einen Wechsel der Praxissoftware, gehört die Frage nach den Altdaten gleich dazu, siehe Was passiert mit den Altdaten beim Wechsel?.
Wo liegt die Grenze?
Die Bestandsaufnahme bewertet die IT, nicht die Praxis. Auch die Technik des Vorgängers bewerten wir nach dem, was sie heute leistet, nicht nach dem, was sie einmal gekostet hat. Zum Kaufpreis, zum Übernahmevertrag und zur Frage, wer nach der Übernahme für die Patientenakten des Vorgängers verantwortlich ist, äußern wir uns nicht. Das gehört zu Ihrer Rechts- und Steuerberatung. Und was der Vorgänger nicht offenlegt, finden auch wir nicht immer: Verträge, die nur auf Papier im Schrank liegen, tauchen in keinem Netzplan auf.
Wie wir Praxen aufbauen und wie Sie ein Erstgespräch vor der Übernahme vereinbaren, steht auf der Seite IT für Arztpraxen.
Häufige Fragen
Wann sollte die IT-Bestandsaufnahme bei einer Praxisübernahme stattfinden?
Vor der Übernahme, am besten vor der abschließenden Verhandlung. Dann fließen Befund und Investitionsrahmen noch in Kaufpreis, Finanzierung und Zeitplan ein. Nach der Übernahme findet die Bestandsaufnahme zwischen zwei Sprechstunden statt, während das System schon läuft und jede Änderung den Betrieb berührt.
Muss ich nach der Übernahme alle Passwörter ändern?
Es ist dringend zu empfehlen. Die IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV verlangt, dass Zugangsdaten ausscheidender Mitarbeitender geändert oder vernichtet werden. Bei einer Übernahme stellt sich dieselbe Frage für alles, was der Vorgänger und sein Dienstleister kannten. Die Administrationsdaten der TI müssen Sie zudem auch ohne Dienstleister kennen.
Kann ich den Praxisausweis des Vorgängers weiter nutzen?
Das hängt von Ihrer Situation ab und ist früh mit der KV zu klären. Die SMC-B ist der Betriebsstättennummer direkt zugeordnet. Ändert sich die Betriebsstätte, wird ein neuer Praxisausweis benötigt, und verlässt der Antragsteller die Praxis, soll die Praxis die vertragliche Situation mit dem Kartenanbieter klären.
Was kostet die Bestandsaufnahme?
Den Rahmen klären wir im Erstgespräch, weil er von Größe und Ausstattung der Praxis abhängt. Das Ergebnis ist ein schriftlicher Befund mit Reihenfolge und Investitionsrahmen. Er gehört Ihnen, auch wenn Sie die Umsetzung später woanders beauftragen, und lässt sich in Verhandlung und Finanzierung einbringen.
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Was heißt das für Ihre Geräte?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, was dieser Beitrag für Ihre Macs, iPhones und iPads konkret bedeutet. Sie bekommen eine klare Einschätzung, ohne dass Sie etwas bestellen müssen.
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