Glossar · Recht und Pflichten
E-Rechnung
Auch genannt: elektronische Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD, E-Rechnungspflicht
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 UStG). Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung.
Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E-Rechnung nur vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen laut Bundesfinanzministerium die Voraussetzungen (bei ZUGFeRD mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL). Papierrechnungen und einfache PDF-Dateien gelten als „sonstige Rechnungen“.
Betroffen sind Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; dafür genügt laut BMF bereits ein E-Mail-Postfach. Für das Ausstellen gelten Übergangsregeln: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Aussteller noch sonstige Rechnungen verwenden, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027. Eine PDF-Rechnung per E-Mail setzt in dieser Zeit die Zustimmung des Empfängers voraus.
Worauf Sie achten sollten: Nach § 14b UStG sind Rechnungen acht Jahre aufzubewahren, bei einer E-Rechnung mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form. Zur Archivierung von E-Mails lesen Sie mehr unter E-Mail-Archivierung mit MailStore. Für Ihre steuerliche Einzelfrage wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung.
Quellen
Diese Erklärung ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der verlinkte Originaltext.
Erstgespräch vereinbaren